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FAQ Arbeitgeber

Besonderheiten der Vereinbarungen zu der KVV-Firmenkarte mit der Verkehrsbetriebe Karlsruhe GmbH (VBK)

1. Wer kann der Grundlagenvereinbarung zu der KVV-Firmenkarte mit der Verkehrsbetriebe Karlsruhe GmbH (VBK) beitreten?

Beitreten können nachfolgende Einrichtungen, wenn dort die Bereitschaft zur Gewährung eines Arbeitgeberzuschusses von mindestens 10,00 € besteht:

  • Behörden des Bundes,
  • Verfassungsorgane des Bundes,
  • Bundesgerichte,
  • bundesunmittelbare Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts,
  • Beauftragte der Bundesregierung sowie Koordinatoren / Koordinatorinnen der Bundesregierung nach § 21 Abs. 3 Gemeinsame Geschäftsordnung der Bundesministerien (GGO),
  • die Verwaltung des Deutschen Bundestages einschließlich der Beschäftigten der Mitglieder des Deutschen Bundestages,
  • die zu mindestens 50% durch den Bund geförderten Zuwendungsempfänger,
  • GmbHs und gGmbHs, denen die Bundesrepublik Deutschland als Gesellschafter angehört und an deren Finanzierung sie sich durch Stammeinlagen von mindestens 50% beteiligt ist,
  • Sozialversicherungsträger unter der Rechtsaufsicht des Bundes,
  • die Landesvertretungen beim Bundesrat und die Sekretariate der Ministerkonferenzen,
  • Kommunale Spitzenverbände,
  • Einrichtungen der Kirche und Auslandsvertretungen und internationale staatliche Organisationen.
     

2. Wie erfolgt der Beitritt?

Die Einrichtung stellt unter Verwendung des bereitgestellten Formulars einen Antrag auf Beitritt zur Grundlagenvereinbarung (GlV) mit verpflichtendem Arbeitgeberzuschuss mit der VBK. Gleichzeitig unterschreibt sie den Abwicklungsvertrag (AV) über die Ausgabe von KVV-Firmenkarten und DeutschlandTicketsJob (DTJ) auf der Grundlage vorgenannter GlV und sendet ihn im Original an die VBK und per E-Mail zusammen mit dem ausgefüllten Beitrittsformular an das Jobticketpostfach des BADV: jobticket@badv.bund.de. Nach Bestätigung der Beitrittsberechtigung durch das BADV werden der AV und das Beitrittsformular per mail an die VBK weitergeleitet.

Nach der Unterzeichnung des Originals des AV durch die VBK erhält die nunmehr beigetretene Einrichtung eine Ausfertigung des unterschriebenen AV zurück.  

3. Können auch nachgeordnete kleinere Dienststellen beitreten?

Alle nachgeordneten Dienststellen von beitretenden Einrichtungen, die die Bezugsberechtigung für ihre Beschäftigten bestätigen (bestätigende Einrichtung) können je für sich einen eigenen Beitrittsantrag stellen. Alle von nachgeordneten bestätigenden Dienststellen bezogenen KVV-Firmentickets und DTJ werden zusammenaddiert und der beigetretenen übergeordneten Einrichtung zur Erreichung der Mindestabnahmemenge von 25 Firmenkarten angerechnet. Diese nachgeordnete bestätigende Einrichtung selbst kann weitere, ihr nachgeordnete Dienstsitze umfassen. Die Erläuterungen auf dem Beitrittsformular sind zu beachten.

4. Welche Fristen sind für einen Beitritt zu beachten?  

Die beitretende Einrichtung übersendet das vollständig ausgefüllte Antragsformular sowie den von ihr unterschriebenen AV bis zum 10. des Vormonats vor der Wirksamkeit des Beitritts per Mail an das BADV. Dieses übermittelt der VBK spätestens zum 15. des Vormonats vor der Wirksamkeit des Beitritts das bestätigte Antragsformular sowie den eingescannten Abwicklungsvertrag. Zeitgleich übersendet die Einrichtung das von ihr unterschriebene Original des Abwicklungsvertrages an die VBK. 

5. Wie hoch ist der zu gewährende Zuschuss?

Der monatlich zu gewährende Arbeitgeberzuschuss beträgt für den Bezug von KVV-Firmenkarten mindestens 10,00 €.

Für den Bezug von DTJ ist ein Mindestzuschuss von 12,25 € zu zahlen.

Die Einrichtungen kann bei beiden vorgenannten Ticketangeboten ihren Zuschuss bis zur Festbetragsgrenze von 23,28 € erhöhen. Die Höhe des gewährten Zuschusses ist dem BADV im Beitrittsformular mitzuteilen. Spätere Änderungen sind dem BADV anzuzeigen.

Beim Bezug eines ABO-Angebotes für AZUBI beträgt der Zuschuss höchstens 15,21 €; ein Mindestzuschuss ist nicht zu gewähren. Auch hier ist der Zuschussantrag dem BADV anzuzeigen,

6. Welche organisatorischen Vorkehrungen müssen beitretende Einrichtungen treffen?

Voraussetzung für den Bezug von KVV-Firmenkarten und DTJ ist der Beitritt zur Grundlagenvereinbarung (GlV) einschließlich des Abschlusses eines Abwicklungsvertrages (AV). Hierzu gehört die Bereitschaft, einen Zuschuss zu gewähren. Zur Höhe s. unter 5.. Die Entscheidung hierzu erfordert die Prüfung der haushälterischen Möglichkeiten bei den Einrichtungen. Gegebenenfalls sind die Interessensvertretungen und/oder Zuwendungsgeber zu beteiligen.

Die beitretenden Einrichtungen passen die Richtlinie vom 28.03.2023 auf die Gegebenheit ihres Hauses an. Sie nehmen zur Übernahme der Aufgabe der Zuschussauszahlung mit ihrer ggfls. externen Entgelt- und Besoldungsstelle Kontakt auf, bestellen eine Ansprechperson für das Jobticket (beauftragte Person) und organisieren die Antragsentgegennahme sowie die Betreuung der Aufgaben aus dem Online-Portal.

Sie informieren die Beschäftigten, dass eine KVV-Firmenkarte und das DTJ mit Arbeitgeberzuschuss eingeführt wird.

7. Was ist bei einer Tarifänderung im KVV zu beachten?

Die Ansprechpersonen können den individuellen Arbeitgeberzuschuss im Rahmen des vorgegebenen Festbetrages gemäß vorstehender FAQ Nr. 5 anpassen. Er muss bei einer Reduzierung des Festbetrages angepasst werden, wenn der bisherige Festbetrag (Höchstbetrag) gewährt wurde.

8. Welche Aufgaben kommen auf die Ansprechperson für das Jobticket (beauftragte Person) bei den Einrichtungen zu?

Für jede bestätigende Einrichtung muss eine Ansprechperson für das neue Jobticketangebot (die KVV-Firmenkarte-Bund und das DTJ) bestimmt werden (beauftragte Person). Ihre Kontaktdaten müssen in der Beitrittserklärung angegeben werden und stehen dem BADV und der VBK zur Kommunikation zur Verfügung. Bei einem Wechsel der beauftragten Person sind dem BADV und der VBK die neuen Kontaktdaten zu übermitteln. Es wird empfohlen, sogenannte Funktionspostfachadressen einzurichten, um mehrere beauftragten Personen auch für Abwesenheitszeiten zur Verfügung stehen zu haben.

Sie erhalten nach dem Beitritt von der VBK Zugangsdaten zum Online-Portal. Darüber bestätigt sie bei einer Bestellung einer KVV-Firmenkarte bzw. eines DTJ bis zum 15. Kalendertag des Vormonats der ersten Gültigkeit dieser Tickets die Bezugsberechtigung des Beschäftigten gegenüber der VBK.

Weiterhin überprüft sie 1x im Monat die aktuelle Liste der teilnehmenden Bezugsberechtigten im Portal und informieren ggfls. die zuständige Besoldungsstelle, damit die Zahlung des Zuschusses eingestellt wird.

Die beauftragte Person teilt der VBK unverzüglich die Beendigung von Arbeitsverhältnissen mit. Diese Frist gilt generell auch bei anderen Gründen des Wegfalls der Bezugsberechtigung (z. B. längerfristige Erkrankung bei Beamten, Elternzeit usw.). Auch werden die Beschäftigten darüber informiert, dass der Wegfall der Berechtigung der VBK gemeldet wird.

Weiterhin ist die Höhe des Preises für das KVV-Firmenticket und des DTJ im Auge zu behalten für den Fall, dass dieser das 12-fache des Festbetrages (279,36 €) oder den seitens der Organisation jährlich gewährten Zuschuss unterschreitet. Gegebenenfalls sind hierzu auch Veränderungen beim Festbetrag zu berücksichtigen

Sie leitet den Antrag auf Gewährung des Zuschusses an die interne oder externe Entgelt- und Besoldungsstellen weiter; erforderlichenfalls wird die seitens der Beschäftigten aus dem individuellen Onlineportal heruntergeladene Bestätigung des Ticketbezuges beigefügt. Hier sind die behördenspezifischen Regelungen zu beachten.

9. Was ist bei den ersten Bestellungen nach Beitritt zur Rahmenvereinbarung zu beachten?

Die beigetretene Einrichtung achtet beim mit der Abwicklung des KVV-Firmentickets und des DTJ einzusetzenden Personal vor dem Hintergrund einer möglichen Vielzahl von Erstbestellungen auf ausreichende Ressourcen.

Erforderlichenfalls ist es sinnvoll, einen früheren Bestelltermin für die einzelne Bestellung der Beschäftigten im Online-Portal vorzugegeben als der, welcher von der VBK vorgegeben ist (VBK verlangt Bestellung bis zum 10. des Vormonats.), damit die Bestätigung der Bezugsberechtigung bis zum 15. des Vormonats durch die Ansprechperson sichergestellt werden kann.

Die Mindestabnahme beträgt 25 KVV-Firmenkarten (s auch unter 3). Die Mindestabnahme gilt nicht für das DeutschlandTicketJob. Beide Produkte, Firmenkarten online und DTJ, zählen in Summe zur Mindestabnahmemenge.

10. Wie erfolgt ein Austritt einer Einrichtung aus der Rahmenvereinbarung und was passiert dann mit der KVV Firmenkarte?

Die Einrichtung kann schriftlich zum Ende eines jeden zwölfmonatigen Zeitraums mit einer Frist von drei Monaten kündigen. Die Erklärung ist an die VBK zu richten. Das BADV wird von der VBK über den Austritt informiert.

Die zum Kündigungszeitpunkt bestehenden Einzel-Abonnements mit den Bezugsberechtigten werden gekündigt.  

11. Wen kann die Ansprechperson bei Fragen ansprechen?

Auf der BADV-Homepage zum Thema Jobticket FAQs werden auch allgemeine Fragen zum Arbeitgeberzuschuss beantwortet. Bitte informieren Sie sich auch dort: https://www.badv.bund.de/DE/ZentraleAufgaben/JobTicket/FAQ_ArbeitgeberInnen/start.html

Kontakt BADV

JobTicket-Team Erfurt des BADV

Telefon: 030 187030-2828

Fax: 030 187030-2808

E-Mail: jobticket@badv.bund.de

Telefonisch erreichbar von:
Montag – Donnerstag von 9.00 Uhr bis 11.30 Uhr und 13.00 Uhr bis 14.30 Uhr
Freitag von 09.00 Uhr bis 13:00 Uhr

Bundesamt für zentrale Dienste und offene Vermögensfragen
- Dienstsitz Erfurt -
Ludwig-Erhard-Ring 8
99099 Erfurt

Kontakt KVV

VBK - Verkehrsbetriebe Karlsruhe GmbH

Frau Käfer
Tullastraße 71, D-76131 Karlsruhe
Postfach 1140, D-76001 Karlsruhe

Telefon: +49(721)6107 5786 

Mail abo.kaefer@vbk.karlsruhe.de

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